Fino a qualche anno fa Google permetteva di sincronizzare il proprio Outlook con i contatti il calendario e qualsiasi altra cosa che avevamo sul nostro account Google. Questa funzionalità, oggi non è più disponibile a meno che non abbiate le Google Apps fo Business, ma tutti gli altri che usano account gratuiti di Google, come possono risolvere questo problema? Per aiutarvi in questo problema, voglio mostrarvi come sincronizzare Google Calendar con Outlook in maniera molto semplice, in automatico e in modo del tutto gratuito.

E’ davvero utile sincronizzare Outlook con Google Calendar?

Assolutamente si! Sincronizzare Outlook con Google aumenta notevolmente la vostra produttività e vi fa risparmiare un sacco di tempo. Ipotizziamo, ad esempio, di essere in ufficio davanti il PC e di inserire i nostri appuntamenti su Microsoft Outlook. Mentre stiamo inserendo un appuntamento, ci ricordiamo che avevamo un altro impegno per quel giorno, che avevamo inserito precedentemente sul nostro smartphone. A questo punto dobbiamo prendere in mano il nostro telefono e controllare se davvero l’intuizione che abbiamo avuto era corretta. Oppure, possiamo immaginare di dover controllare la lista degli appuntamenti lavorativi lontano dal nostro ufficio, magari mentre siamo a casa e vogliamo programmare il lavoro per il giorno dopo, ma se questi sono stati salvati sul PC di lavoro come facciamo?

Non sarebbe molto più semplice e comodo se tutti i nostri impegni fossero visibili ovunque ci troviamo e da qualsiasi dispositivo?

Tutto quello di cui avete bisogno è di installare sul vostro PC un piccolissimo programma, completamente gratuito, che vi permetterà di esportare i contenuti di Microsoft Outlook su Google, e ogni modifica effettuata da una delle due parti sarà immediatamente visibile dall’altra.

Outlook e GO Contact Sync Mod, un’accoppiata vincente

Per poter attivare la sincronizzazione, dobbiamo prima di tutto scaricare GO Contact Sync Mod cliccando nel pulsante verde con la scritta Download.

Una volta scaricato possiamo passare all’installazione del programma sul nostro PC, seguendo la procedura guidata, senza starsi a preoccupare di toolbar o programmi vari, che a volte vengono installati senza accorgersene, perché non ce ne sono.

GO Contact Sync Mod usa l’accesso ad una applicazione su Google appositamente creata, che permette al programma di fare tutte le operazioni necessarie per poter sincronizzare i nostri calendari e i nostri contatti.

Il programma può essere avviato da Start → GO Contact Sync Mod. Aperto il software, si presenterà una schermata dove in alto a sinistra è richiesto il nostro account Google, che dobbiamo completare inserendo il nostro indirizzo email di Gmail. A questo punto siamo pronti per configurare il programma secondo le nostre esigenze.

Configurazione di GO Contact Sync Mod

I settaggi da impostare sono davvero pochi e molto semplici, quindi procediamo alla nostra configurazione, descrivendo i settaggi mano a mano che li incontriamo.

• Sync Profile: dobbiamo inserire un nome univoco per ogni PC dove viene installato GO Contact Sync Mod. Se utilizziamo questo software su un unico computer possiamo anche lasciare il nome di predefinito (Default), altrimenti dobbiamo scegliere un nome per evitare che si creino problemi durante la sincronizzazione. Per esempio potete inserire PC lavoro e PC casa.
• Sync Deletion: serve per sincronizzare le cancellazioni effettuate.
• Sync Contacts: serve per sincronizzare i contatti che avete su Gmail con quelli che avete nella rubrica di Microsoft Outlook. Se abilitato dobbiamo anche selezionare la cartella da dove prelevare i contatti di Outlook se abbiamo più indirizzi email.
• Sync Note: se volete sincronizzare anche le note. Anche qui, se avete impostato Outlook con più account, sarà necessario selezionare quello che vorrete sincronizzare.
• Sync Appointments: questa opzione permette di sincronizzare gli appuntamenti, cioè il calendario di Outlook con Google Calendar. Come nelle opzioni precedenti, dobbiamo selezionare il relativo account nel caso fossero presenti più di uno.
• Merge Prompt: sarà richiesta l’operazione da eseguire nel caso vengano riscontrati dei conflitti, cioè quando il software non riesce a capire quale Contatto, Nota o Appuntamento è più recente e non sa se utilizzare quella su Google o quella di Outlook.
• Merge Outlook Wins: in caso di conflitto l’operazione presente in Outlook avrà la precedenza rispetto a quella di Google. Utilizzate questa opzione se utilizzate unicamente Outlook come inserimento di informazione e Google soltanto per visualizzarle su smartphone.
• Merge Google Wins: al contrario dell’opzione precedente, in caso di conflitto l’account Google avrà la precedenza e sovrascriverà quello di Microsoft Outlook.
• Outlook to Google Only: utile se vogliamo aggiornare Google Calendar con il calendario salvato su Outlook.
• Google to Outlook Only: utile se desideriamo aggiornare solamente il calendario di Outlook, prendendo gli impegni da Google Calendar.
• Timezone: per selezionare il nostro fuso orario.

Nella scheda Automation possono essere attivati l’avvio automatico del programma (Run program at startup), la sincronizzazione automatica (Auto Sync), il report per ogni sincronizzazione effettuata (Report Sync Result in System Tray) e l’intervallo di sincronizzazione dei nostri account (Sync Interval).

Inizio della sincronizzazione

Adesso possiamo cliccare su Sync per iniziare la procedura di sincronizzazione. La prima volta sarà necessario effettuare il login su Google e accettare l’uso dell’applicazione, in modo che il programma possa gestire tutte le informazioni necessari alla corretta sincronizzazione.

In parte GO Contact Sync Mod effettua un backup del vostro Outlook, ma se volete mettere al sicuro anche altre funzionalità e impostazioni, vi consiglio di leggere questo articolo dove viene spiegato come fare il backup completo di Outlook.

Se avete dei problemi non esitate a chiedere delucidazioni nei commenti, vi aiuterò molto volentieri.